ضمن المديرية العامة للمصالح العقارية، تعمل دائرة السجل العقاري المركزي، ودائرة المعلوماتية، على حفظ وأرشفة الوثائق العقارية بأشكالها المختلفة؛ الورقية والفوتوغرافية والإلكترونية، تنظيماً للعمل وتحسباً للطوارئ. ويهدف ذلك لحماية الوثائق، والحرص على عدم تلفها، ما يمنع ضياع الحقوق. 

وآليات التوثيق والأرشفة المتبعة، تضمن حفظ الوثائق العقارية، حتى لو تلفت الوثائق الورقية لسبب ما. وبحسب دراسة بعنوان “التشريع العقاري السوري: آفاق وتحديات”، غير مؤرخة، أعدها المدير العام الحالي للمصالح العقارية ومدير دائرة التشريع العقاري، فإن المديرية العامة (المركزية في العاصمة) كانت تقوم بشكل دوري بتصوير الوثائق العقارية المحفوظة في المديريات الفرعية في المحافظات، على ميكروفيلم وبكاميرات ديجتال، وتحفظها لديها. وبالإضافة إلى المستودعات الفرعية في المحافظات، هناك مستودعات مركزية في دمشق لحفظ تلك النسخ. كما حُفظت أيضاً إحدى النسخ الميكروفيليمة في مصرف سوريا المركزي، وذلك بحسب تصريح تلفزيوني للمدير العام للمصالح العقارية في أيلول 2022.

ويشكّلُ ذلك، إن كان صحيحاً، مخزوناً وأرشيفاً عقارياً ضخماً لجميع الوثائق العقارية الموثقة في المحافظات السورية. لكن، لا يبدو بأن المديرية العامة للمصالح العقارية كانت تقوم بعملها ومهامها على أكمل وجه. على سبيل المثال، فإن مشروع رقمنة المصالح العقارية الذي الذي بدأ في تسعينات القرن الماضي، كجزء من مشروع الحكومة الإلكترونية الاستراتيجي، لم يحرز نجاحاً كبيراً. ولحد اليوم لم تتمَّ رقمنة سوى حوالي 11% من الصحف العقارية في عموم سوريا. وتتضمن رقمنة المصالح العقارية نقل السجلات العقارية من الحالة الورقية إلى الرقمية. المدير العام السابق للمصالح العقارية كان قد قال في العام 2014، بأن مشروع رقمنة المصالح العقارية قد تعثر. ورغم أنه يمس بشكل مباشر بالحقوق العقارية والحفاظ على تداول الأصول الثابتة للأفراد والدولة، فالتعثر يعود بحسب المدير، إلى غياب التخطيط الواقعي والمنهجي، وعدم تطوير أدوات العمل والمفاهيم التقنية القديمة.

من جانب آخر، لو كانت المديرية تقوم بمهامها على أكمل وجه، فليس هناك من حاجة فعلية لإصدار قوانين جديدة مثل القانون رقم 33 لعام 2017 الناظم لإعادة تكوين الوثيقة العقارية المفقودة أو التالفة. وعرّف القانون 33 إعادة التكوين بأنها مجموعة الإجراءات الإدارية والقضائية التي تؤدي إلى إصدار بديل موثوق للوثيقة العقارية المتضررة أو استكمال أحد عناصرها. 

وحدد القانون طرق إعادة التكوين بنوعين؛ إداري وقضائي. ويتم اللجوء إلى إعادة التكوين الإداري عند توافر الوثائق الكافية لإعادة تكوين الوثيقة لدى مديرية المصالح العقارية المعنية أو إحدى الجهات الحكومية. وفي حال عدم توفر صور أو نسخ من تلك الوثائق، أو إذا كانت الوثائق المتوفرة غير كافية، يتم اللجوء إلى إعادة التكوين القضائي. وفي هذه الحالة، يصدر القاضي الذي يعينه وزير العدل، قراراً يبيّن من خلاله طبيعة الصحائف العقارية المتضررة، والعناصر المطلوب إعادة تكوينها. ويعطي القاضي في هذه الحالة مهلة ستة أشهر لأصحاب العلاقة من أجل تقديم الوثائق المؤيدة للحقوق العينية المدونة على الصحائف العقارية. 

ومن الملفت أنه لو كان لدى المديرية العامة للمصالح العقارية نسخة احتياطية كاملة للسجلات العقارية، كما يدعي القائمون عليها، لما كان هناك من حاجة لإعادة التكوين القضائي. لا بل رغم الادعاء بوجود نسخ احتياطية كاملة من الوثائق، تعود المديرية وتعترف بأن أرشيفها المركزي غير كامل أو غير مُحدث، وتجد أنها بحاجة لإعادة تكوين تلك الوثائق.